Termeni și condiții

1. Ce este serviciul și cine îl oferă

DecontAuto („Serviciul”) este o aplicație web care organizează informațiile introduse de firma ta — datele firmei, mașinile, punctele de lucru, bonurile de combustibil — și generează din ele foaia de parcurs lunară, în format PDF. Serviciul este oferit de S.C. Metis IT&Software S.R.L., CUI RO45457364, J40/382/2022, cu sediul în Str. Râmnicu Vâlcea nr. 8, cam. 1, et. 8, ap. 809, Sector 3, București, 032037, telefon 0730 740 522, email george.cristian@biroul-de-it.ro, numit mai jos „noi”. „Clientul” sau „firma ta” este entitatea (SRL, PFA, întreprindere individuală sau altă formă profesională) pe numele căreia e deschis contul; „tu” ești persoana care folosește contul în numele ei.

2. Serviciul e doar pentru firme

Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor: foaia de parcurs e un document justificativ al activității economice, iar la înscriere cerem CUI-ul firmei. Creând contul, declari că acționezi în numele și pe seama firmei și că ai dreptul să o angajezi contractual. Pentru că niciun contract nu se încheie cu consumatori, legislația de protecție a consumatorilor — inclusiv dreptul de retragere de 14 zile pentru contractele la distanță (OUG nr. 34/2014) — nu se aplică acestui contract.

3. Cum se încheie contractul

Contractul se încheie în limba română, la distanță, în momentul în care creezi contul și înscrii firma; abonamentul plătit e o etapă a aceluiași contract, iar fiecare plată îți e confirmată de Stripe, cu factura disponibilă în portal. Acești termeni sunt disponibili permanent la această adresă, pot fi stocați și tipăriți, iar fiecare versiune poartă data ei, sub titlu. Datele pe care le introduci în aplicație le poți vedea și corecta oricând, înainte și după salvare.

4. Contul și securitatea

Intri în cont cu adresa de email (primești un link de conectare) sau cu un cont Google — nu stocăm nicio parolă. Un cont corespunde unei firme. Tu răspunzi de controlul asupra căsuței tale de email și a contului Google folosit la conectare, precum și de acțiunile făcute din contul tău. Dacă bănuiești un acces neautorizat, scrie-ne imediat la george.cristian@biroul-de-it.ro, ca să închidem sesiunile active.

5. Ce face Serviciul — și ce rămâne în sarcina ta

Serviciul citește automat bonurile din fotografii (cu ajutorul unui model de inteligență artificială), calculează distanțe rutiere prin Google Maps și propune deplasări pe baza informațiilor tale. Propunerile pot conține erori — de aceea fiecare citire de bon îți e arătată spre confirmare, iar deplasările propuse le poți modifica. Datele introduse — punctele de lucru, zilele lucrătoare, norma de consum, bonurile, rutina — sunt declarațiile firmei tale și firma ta răspunde de corectitudinea lor și de verificarea documentelor înainte de a le folosi. Nu oferim consultanță fiscală, contabilă sau juridică: deductibilitatea cheltuielilor și tratamentul fiscal al documentelor generate le stabilește firma ta împreună cu contabilul ei.

6. Perioada gratuită

Primele 30 de zile de la înscrierea firmei sunt gratuite, cu acces complet, fără card și fără nicio obligație de plată. Dacă la final nu activezi abonamentul, nu plătești nimic: nu mai poți adăuga bonuri noi și genera foi noi, dar tot ce există în cont rămâne accesibil la citire și descărcare. Bonurile și foile nu se șterg din inițiativa noastră: rămân în cont cel puțin 5 ani de la luna lor. Doar conturile fără abonament și fără niciun bon, în care nu s-a mai intrat de peste 12 luni, pot fi șterse — cu un anunț prealabil pe email cu 30 de zile înainte.

7. Abonamentul, plata și facturile

După perioada gratuită, Serviciul costă 100 de lei + TVA (21%), adică 121,00 lei pe an — planul „Premium”, un singur abonament pentru toată firma, indiferent de numărul de mașini. Plata se face cu cardul, în avans, prin Stripe — datele cardului le introduci direct în pagina securizată Stripe și nu ajung niciodată la noi.

Abonamentul se reînnoiește automat în fiecare an, pentru încă un an. Îl poți anula oricând din „Gestionează abonamentul” (portalul Stripe din pagina Abonament): accesul rămâne până la finalul perioadei deja plătite, iar sumele plătite pentru perioada în curs nu se rambursează. Dacă o plată de reînnoire eșuează (de obicei un card expirat), accesul nu se taie pe loc. Stripe reîncearcă plata câteva zile și îți arătăm un avertisment în aplicație; dacă plata tot nu se recuperează, contul trece în modul limitat descris la articolul 6, până la reluarea plății. Facturile se emit electronic — le găsești oricând în portalul Stripe; transmiterea lor prin sistemul național RO e-Factura se face conform legii.

8. Schimbarea prețului

Dacă schimbăm prețul, îți scriem pe email cu cel puțin 30 de zile înainte. Prețul nou se aplică abia de la următoarea reînnoire de după împlinirea celor 30 de zile; până atunci poți anula abonamentul fără niciun cost. Dacă nu ești de acord cu noul preț, anularea e singura consecință — nimic nu se schimbă pentru perioada deja plătită.

9. Datele firmei: ale tale, exportabile, mutabile

Tot ce introduci în Serviciu și tot ce generează el pentru tine — bonuri, fotografii, foi de parcurs, puncte, deplasări — aparține firmei tale. Noi primim doar dreptul de a prelucra aceste date pentru a-ți furniza Serviciul. Foile de parcurs le descarci oricând din cont, în PDF; restul datelor (bonuri, mașini, puncte, deplasări) ți le dăm, la cerere scrisă, într-un format structurat, uzual (de exemplu CSV sau JSON), în cel mult 30 de zile și fără niciun cost — inclusiv după încetarea abonamentului. Dacă te muți la alt serviciu sau vrei să-ți ții evidența singur, te asistăm rezonabil la mutare în cele 30 de zile de după cererea ta. Infrastructura pe care rulează Serviciul și stau datele este în Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania) — detaliile, în Politica de confidențialitate — iar contractele cu furnizorii din afara Uniunii îi obligă să conteste cererile de acces ale autorităților străine incompatibile cu dreptul Uniunii. Păstrarea legală a documentelor justificative (5 ani, conform Legii contabilității) rămâne obligația firmei tale — de aceea îți recomandăm să-ți descarci foile lunar; noi le ținem accesibile în cont cel puțin 5 ani de la luna lor, și după oprirea abonamentului (articolul 6).

10. Datele personale și acordul de prelucrare

Cum prelucrăm datele personale scrie în Politica de confidențialitate. Pentru datele personale pe care firma ta le introduce în Serviciu — în primul rând numele conducătorilor auto, angajații tăi — firma ta este operator, iar noi persoană împuternicită: Acordul de prelucrare a datelor (DPA) face parte din acest contract și se aplică automat. Firma ta garantează că are dreptul să introducă aceste date și că și-a informat angajații că numele și deplasările lor apar în foile de parcurs — pe pagina DPA găsești și un model de notă de informare pe care îl poți folosi.

11. Utilizări interzise

Nu ai voie: să folosești Serviciul pentru a produce documente pe care le știi false; să încerci să accesezi conturile sau datele altor firme; să revinzi, închiriezi sau oferi Serviciul terților; să copiezi sau să extragi sistematic conținutul lui; să suprasoliciți deliberat sistemul ori să-i ocolești limitele tehnice (de exemplu limita zilnică de citiri automate). Un cont = o firmă; pentru mai multe firme se deschid conturi separate.

12. Suspendarea contului

Dacă încalci articolul 11, îți putem suspenda contul — dar cu proces, nu discreționar: te anunțăm pe email, îți spunem exact ce am constatat și, când abaterea se poate remedia, îți dăm cel puțin 5 zile lucrătoare să o remediezi înainte de suspendare. Suspendăm imediat, fără preaviz, doar când e necesar pentru securitatea Serviciului sau a datelor altor clienți (atac, fraudă, acces neautorizat). Poți contesta orice suspendare la george.cristian@biroul-de-it.ro; răspundem în cel mult 5 zile lucrătoare. Suspendarea nu șterge datele: descărcarea foilor existente rămâne posibilă. Neplata abonamentului nu e abatere — efectele ei sunt doar cele de la articolul 7.

13. Disponibilitate și suport

Luăm disponibilitatea în serios, dar nu promitem procente de funcționare pe care nu le putem garanta: Serviciul poate avea întreruperi — mentenanță, defecțiuni, cauze la furnizorii noștri. Mentenanța planificată o anunțăm în aplicație când e posibil. Suportul se face pe email, la george.cristian@biroul-de-it.ro; răspundem de regulă în două zile lucrătoare.

14. Serviciile terților

Serviciul folosește furnizori terți: Stripe (plăți), Google Maps Platform (adrese și distanțe rutiere), Google (conectarea cu contul Google), Zoho ZeptoMail (emailurile de conectare), Anthropic (citirea bonurilor), Vercel și Supabase (găzduire, în UE), ANAF (autocompletarea datelor de firmă după CUI). Facem tot ce ține de noi ca integrarea să funcționeze, dar indisponibilitatea temporară a unui furnizor terț nu este o încălcare a contractului din partea noastră; dacă un furnizor devine indisponibil pe termen lung, îl înlocuim sau adaptăm Serviciul.

15. Proprietatea intelectuală

Aplicația, codul, designul și marca DecontAuto sunt ale noastre. Primești, pe durata contractului, un drept neexclusiv și netransferabil de a folosi Serviciul pentru firma ta. Documentele generate pentru tine și datele tale sunt și rămân ale firmei tale (articolul 9).

16. Răspunderea

Serviciul organizează informații declarate de tine și generează documente pe care tu le verifici. De aceea nu răspundem pentru consecințele datelor greșite introduse de firma ta, pentru interpretarea fiscală a documentelor generate și nici pentru daune indirecte (profit pierdut, pierdere de clientelă, amenzi aplicate firmei tale). Răspunderea noastră totală față de firma ta, pentru toate pretențiile la un loc, este limitată la sumele plătite de firma ta pentru Serviciu în ultimele 12 luni. Aceste limitări nu se aplică atunci când legea nu permite limitarea — în special pentru prejudicii cauzate cu intenție sau din culpă gravă (art. 1355 Cod civil).

17. Forța majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de un eveniment de forță majoră (calamități, război, pene majore de infrastructură, atacuri informatice de amploare — orice eveniment extern, imprevizibil și de neînlăturat). Partea afectată o anunță pe cealaltă în cel mult 5 zile de la apariția evenimentului; obligațiile se suspendă pe durata lui. Dacă evenimentul durează peste 2 luni, oricare parte poate înceta contractul, fără despăgubiri — datele rămân exportabile conform articolului 9.

18. Încetarea contractului

Simpla anulare a abonamentului nu închide contul: el trece în modul limitat de la articolul 6, cu datele accesibile și exportabile în continuare, oricând. Contractul încetează atunci când îți ștergi contul — direct din Setări, pe loc, sau printr-un email la george.cristian@biroul-de-it.ro, caz în care ștergem tot în cel mult 30 de zile, cum scrie în Politica de confidențialitate — sau când îl încetăm noi: cu un preaviz de 60 de zile trimis pe email (de exemplu dacă închidem Serviciul) ori, la abateri, după procedura de la articolul 12. Când încetarea vine de la noi, poți exporta tot (articolul 9) până la încetare și încă 30 de zile după; apoi datele se șterg de la sine, fără să fie nevoie de o cerere, păstrându-se doar ce ne obligă legea.

19. Schimbarea termenilor

Dacă schimbăm acești termeni în mod semnificativ, îți scriem pe email cu cel puțin 30 de zile înainte; versiunea nouă, cu data ei, apare la această adresă. Dacă nu ești de acord, poți înceta contractul înainte ca schimbarea să intre în vigoare, fără niciun cost suplimentar; folosirea Serviciului după intrarea în vigoare înseamnă acceptarea versiunii noi. Corecturile care nu îți afectează drepturile (greșeli de scriere, clarificări) pot intra în vigoare la publicare.

20. Clauze acceptate expres

Reînnoirea automată a abonamentului (articolul 7), limitarea răspunderii (articolul 16), regulile de suspendare (articolul 12) și de încetare (articolul 18), legea aplicabilă și competența instanțelor (articolul 21) sunt clauze pe care Codul civil (art. 1203) le vrea acceptate expres, nu doar în bloc. De aceea ți le punem în față separat: la pornirea plății, o bifă distinctă le enumeră și abia după bifare se poate plăti; acceptarea se consemnează în jurnalul contului, cu data și versiunea termenilor. Fraza de sub butoanele de creare a contului te trimite la ele încă din prima zi.

21. Legea aplicabilă și litigiile

Contractul e guvernat de legea română. Orice neînțelegere încercăm să o rezolvăm întâi direct, pe email, în cel mult 30 de zile de la sesizare; dacă nu reușim, competente sunt instanțele judecătorești din România de la sediul nostru. Serviciul nu se adresează consumatorilor; dacă totuși legea ți-ar recunoaște într-o situație calitatea de consumator, informații despre soluționarea alternativă a litigiilor găsești la ANPC (reclamatiisal.anpc.ro).

22. Dispoziții finale și contact

Dacă o clauză din acești termeni e declarată nulă, restul rămân în vigoare. Firma ta nu poate cesiona contractul fără acordul nostru scris; noi îl putem cesiona doar odată cu Serviciul (de exemplu la o vânzare a lui), cu anunț prealabil pe email. Comunicările pe email — la adresa contului tău, respectiv la george.cristian@biroul-de-it.ro — sunt considerate valabile.