Politica de confidențialitate

Operatorul

S.C. Metis IT&Software S.R.L., CUI RO45457364, J40/382/2022, Str. Râmnicu Vâlcea nr. 8, cam. 1, et. 8, ap. 809, Sector 3, București, 032037, telefon 0730 740 522. Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie la george.cristian@biroul-de-it.ro.

Cele două roluri ale noastre

Pentru datele contului și ale relației comerciale — emailul tău, facturarea, jurnalul tehnic — noi decidem cum se prelucrează, deci suntem operator. Pentru conținutul pe care firma ta îl introduce în aplicație — numele șoferilor (angajații tăi), bonurile, punctele de lucru, foile generate — deciziile aparțin firmei tale, iar noi prelucrăm doar în numele ei: acolo suntem persoană împuternicită, pe baza Acordului de prelucrare a datelor (DPA), care face parte din Termeni. Distincția contează mai jos, la drepturi și la termene.

Ce date prelucrăm

• Contul: adresa de email și, la conectarea cu Google, numele și poza de profil din contul Google, plus tokenurile tehnice de conectare. Nu există parole.
• Firma: denumire, CUI, număr Reg. Com. și adresă.
• Mașinile: număr de înmatriculare, tip combustibil, norme de consum, kilometraj și numele conducătorului auto.
• Punctele: denumire, adresă, coordonate — inclusiv adresa de domiciliu, dacă o adaugi ca punct de plecare.
• Bonurile: fotografia și tot ce citește automat din ea: dată, oră, litri, preț, sumă, TVA, numărul bonului, produsele de pe bon și CUI-ul cumpărătorului, dacă apare.
• Rutina și răspunsurile tale: textul liber în care îți descrii activitatea, deplasările confirmate sau corectate, răspunsurile la întrebările aplicației.
• Jurnalul tehnic: ce acțiuni s-au făcut în cont și când (de exemplu „bon adăugat”, „mașină modificată” — uneori cu numărul de înmatriculare sau denumirea punctului în descriere), plus un contor al citirilor automate, pentru limita zilnică. Aplicația nu stochează în jurnalul ei adrese IP și nici date despre browserul tău; furnizorii de găzduire păstrează, ca orice infrastructură web, jurnale tehnice de acces proprii, pe termen scurt.
• Plata: statusul abonamentului și perioada plătită, primite de la Stripe. Datele cardului și adresa de facturare le introduci direct la Stripe; ele nu trec prin serverele noastre.

Ce nu colectăm: CNP-uri, parole, poziția GPS a telefonului, adrese IP în jurnalul aplicației, date de sănătate sau orice altă categorie specială.

Emailul tău și datele firmei (denumire, CUI) sunt necesare încheierii și executării contractului — fără ele contul nu poate fi creat sau folosit. Restul câmpurilor sunt opționale: lipsa lor limitează doar funcția pe care o servesc — fără adresa firmei, de exemplu, ea nu apare pe foaia generată, atât.

De ce și pe ce temei

• Ca să-ți furnizăm serviciul — conturile, bonurile, foile, plățile: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) când ești chiar tu partea (PFA, întreprindere individuală) și interesul legitim de a administra conturile utilizatorilor firmelor cliente (lit. f) când contul e al unui SRL.
• Ca să ne ținem evidențele legale — facturile emise: obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c).
• Ca să protejăm serviciul — jurnalul tehnic, limitele anti-abuz: interesul nostru legitim de a apăra conturile și infrastructura (art. 6 alin. 1 lit. f).

Nu folosim datele pentru publicitate, nu le vindem și nu construim profiluri. Pentru datele prelucrate în numele firmei tale (rolul de împuternicit), temeiul îl stabilește firma ta — de regulă propria ei obligație fiscală de a-și justifica cheltuielile.

Citirea automată, cu AI

Trei lucruri pleacă spre modelul AI (Anthropic) și doar ele: fotografia bonului, ca să fie citită; textul rutinei tale, împreună cu lista punctelor firmei (denumiri, tipuri, adrese), ca să fie înțeles la ce se referă; și răspunsurile tale la întrebările aplicației — împreună cu întrebarea însăși (cifrele și numele de puncte din ea) și cu aceleași puncte. Conform contractului nostru comercial cu Anthropic, aceste date nu sunt folosite la antrenarea modelelor. Rezultatul citirii nu produce nicio decizie automată cu efecte asupra vreunei persoane: tot ce citește AI-ul îți e arătat ție, spre confirmare sau corectare.

Cine ne ajută să prelucrăm datele

• Supabase — baza de date și stocarea fotografiilor de bonuri (într-un spațiu privat, accesibil doar prin linkuri semnate, cu valabilitate de câteva minute), pe servere din Uniunea Europeană (Frankfurt).
• Vercel — găzduirea aplicației; funcțiile care îți servesc paginile rulează în Uniunea Europeană (Frankfurt). Tot Vercel măsoară anonim viteza reală a paginilor (Speed Insights): timpii de încărcare, țara și tipul aparatului — fără cookie-uri și fără să te identifice.
• Stripe — plățile. Îi transmitem denumirea și CUI-ul firmei pentru factură; datele cardului și adresa de facturare le introduci direct în paginile Stripe, care acționează pentru plăți ca operator de sine stătător, conform politicii lui de confidențialitate.
• Anthropic — citirea automată descrisă mai sus, pe servere din Statele Unite.
• Google Maps Platform — căutarea adreselor (direct din browserul tău — deci, ca la orice apel din browser, Google vede și adresa ta IP) și calculul distanțelor rutiere (de pe serverele noastre). Pleacă doar adrese, coordonate și textul căutat — nu și datele contului.
• Google — conectarea cu contul Google, dacă o alegi: primim numele, emailul și poza de profil.
• Zoho ZeptoMail — trimiterea linkurilor de conectare pe email, prin servere din Uniunea Europeană.
• ANAF — la înscriere, CUI-ul tastat e căutat în serviciul public al ANAF, ca să-ți precompletăm denumirea și adresa firmei; tot la ANAF ajung, conform legii, facturile noastre către firmele din România, prin sistemul RO e-Factura.

Alți destinatari nu există; autorităților le dăm date doar când legea ne obligă. Lista completă a sub-împuterniciților, cu rolul și țara fiecăruia, e și în DPA — dacă se schimbă, anunțăm prin email.

Transferuri în afara Uniunii Europene

Anthropic (citirea bonurilor) și, pentru unele operațiuni, Google, Stripe, Vercel și Supabase prelucrează date în Statele Unite. Temeiul diferă după furnizor: Google, Stripe și Vercel sunt certificate în Cadrul de protecție a datelor UE–SUA (EU–US Data Privacy Framework, verificabil pe dataprivacyframework.gov); cu Anthropic și Supabase, transferul se întemeiază pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, incluse în contractele noastre cu ele — clauze pe care le avem, ca plasă de siguranță, și cu furnizorii certificați. Baza de date principală și fotografiile rămân în Uniunea Europeană.

Cât timp păstrăm datele

• Datele contului și ale firmei — cât timp există contul, inclusiv după oprirea abonamentului: bonurile și foile rămân accesibile cel puțin 5 ani de la luna lor. Arhivarea legală a documentelor justificative (5 ani, conform Legii contabilității) e obligația firmei tale — noi îți ținem documentele descărcabile ca să ți-o poți îndeplini. Doar conturile fără abonament și fără niciun bon, în care nu s-a mai intrat de peste 12 luni, pot fi șterse, cu anunț prealabil pe email cu 30 de zile înainte (Termenii, articolul 6).
• Jurnalul tehnic — pe durata contului.
• Sesiunile de conectare — expiră după 30 de zile de la ultima folosire (se prelungesc cât timp folosești aplicația).
• Facturile pe care le emitem noi — 5 ani, cât ne cere legea.
• La ștergerea contului — contul îl ștergi singur, pe loc, din Setări → „Ștergerea contului”; sau ne scrii la george.cristian@biroul-de-it.ro și o facem noi, în cel mult 30 de zile. Se șterge tot, inclusiv fotografiile; copiile de siguranță se rotesc și dispar în cel mult 30 de zile după aceea. Rămân doar facturile noastre, cât ne obligă legea.

Cum protejăm datele

Datele circulă și sunt stocate criptat; fiecare interogare din aplicație e legată de firma din cont, așa că un cont nu poate vedea datele altei firme; fotografiile stau într-un spațiu privat, accesibil doar prin linkuri semnate, valabile câteva minute; nu există parole care să poată fi furate; iar plățile se fac exclusiv în paginile Stripe. Nicio măsură nu face riscul zero — dacă am avea vreodată un incident care îți afectează datele, te anunțăm și, când legea o cere, notificăm autoritatea în 72 de ore.

Drepturile tale

Poți cere oricând: acces la datele tale, corectarea lor, ștergerea, exportul (primești datele într-un format structurat, uzual), restricționarea prelucrării sau te poți opune prelucrării — printr-un email la george.cristian@biroul-de-it.ro. Răspundem gratuit, în cel mult 30 de zile. Dacă ești șofer la o firmă care folosește DecontAuto și vrei să-ți exerciți drepturile pentru datele din foile ei de parcurs, adresează-te întâi angajatorului tău — el e operatorul acelor date; noi îl vom sprijini cu tot ce e nevoie. Dacă un răspuns nu te mulțumește, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28–30, sector 1, București, dataprotection.ro) sau instanței.

Cookie-uri

Folosim doar cookie-uri strict necesare, motiv pentru care nu îți cerem niciun consimțământ la intrarea pe site (art. 4 alin. 6 din Legea 506/2004). Concret:

• Sesiunea de conectare (authjs.session-token) — te ține conectat; expiră după 30 de zile de la ultima folosire.
• Protecția formularelor (authjs.csrf-token, authjs.callback-url) — apără conectarea de falsificarea cererilor; durează cât sesiunea de browser, plus cookie-uri de câteva minute la conectarea cu Google.
• Preferințele de lucru (parcurs_company, parcurs_vehicle, parcurs_period) — rețin firma, mașina și luna la care lucrezi; expiră după 30 de zile.

În browser, cookie-urile de conectare apar cu prefixul de securitate __Secure- sau __Host- în față. Niciun cookie de publicitate, de analiză sau de urmărire — nici de la noi, nici de la terți. Dacă asta se va schimba vreodată, îți vom cere consimțământul înainte, nu după.

Modificări

Dacă schimbăm această politică, îți spunem prin email înainte ca schimbarea să intre în vigoare. Versiunea curentă e mereu la această adresă, cu data ei sub titlu. DecontAuto nu va începe să folosească datele tale în scopuri noi fără să te anunțe.